Los documentos Office, ya sea Word, Excel o PowerPoint, incluyen cierta informacion dentro del documento que no son visibles a simple vista pero que resultan muy practicos, tanto por parte de Office como para nosotros mismos.

Entre esos datos podemos encontrar las fechas de creacion y modificacion del documento, el nombre de su autor… Pero hay mucho mas. Cuando editamos un documento hay elementos que se pueden añadir mas alla de un texto, una hoja de calculo o una presentacion, como anotaciones, comentarios, documentos asociados, versiones previas y demas contenido, visible u oculto.

No siempre somos consciente de toda esa informacion, y es posible que si compartimos documentos Office olvidemos que en su momento incluimos un comentario interno que nadie mas deberia ver o, simplemente, no queremos que nadie sepa cuando creamos ese documento.

Si compartes documentos de Office, no olvides borrar tus datos personales de los metadatos

Desde Office 2010 en adelante, Microsoft incluye en su suite ofimatica una herramienta llamada Inspector de documento que nos ayuda a localizar toda esa informacion y datos personales generados por la propia herramienta Word, Excel o PowerPoint o que nosotros mismos introdujimos en su momento pero que no logramos recordar. Con esta herramienta podremos eliminar esa informacion adicional rapidamente y evitar sustos o malentendidos.

Inspeccionar y eliminar

Tal y como indica Microsoft en su pagina de soporte para Office, entre la informacion o datos personales que deberiamos vigilar, podemos encontrarnos con datos ocultos o informacion personal que es posible que no deseemos compartir”, “los datos Excel que se agregan a un libro al colaborar con otras personas” o “datos ocultos o informacion personal que pueden estar en la presentacion o en sus metadatos”.

Pues bien. Si queremos compartir un documento Office pero limpiarlo previamente de metadatos, lo primero que haremos es crear una copia. Asi mantendremos la informacion personal en el documento original, que por otra parte nos es util, pero la limpiaremos en la copia creada.

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Si compartes documentos de Office, no olvides borrar tus datos personales de los metadatos

Abrimos la copia del documento y vamos a Archivo > Informacion. Hacemos clic en Comprobar si hay problemas y se abrira un desplegable. Elegimos Inspeccionar documento y se abrira una nueva ventana con todas las opciones disponibles.

En esa nueva ventana podemos dejar marcadas todas las opciones o desmarcar aquellas que queremos mantener. La lista incluye todo el contenido susceptible de ser eliminado, como comentarios, marcas de revision, versiones, anotaciones, propiedades del documento, informacion personal asociada a nuestra licencia de Office o a nuestra cuenta de Microsoft, texto oculto, datos XML y un largo etcetera.

Si compartes documentos de Office, no olvides borrar tus datos personales de los metadatos

Una vez hemos marcado y desmarcado lo que nos interesa de esa ventana, hacemos clic en Inspeccionar para que Office busque ese contenido en el documento que tenemos abierto. Al finalizar obtendremos los resultados de busqueda. Si todo esta bien, pulsamos en Quitar todo en cada elemento a eliminar. Finalmente hacemos clic en Finalizar o en Volver a inspeccionar si queremos cerciorarnos de que ya no quedan mas datos personales. Al finalizar, ya tendremos un documento de Office limpio de datos personales para compartir sin problemas.